Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE - Suomen Mentaalivalmentajien Liitto r.y.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

  • Rekisterinpitäjä: Suomen Mentaalivalmentajien Liitto r.y.
  • Osoite: Kärrbyntie 92, 10160 INKOO
  • Puhelin: 050 557 51 59 (koordinaattori Nina Granmo)
  • Sähköposti: info@mentaltrainersfinand.fi
  • Yhteyshenkilö: Nina Granmo

Liitto toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme liiton toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on liitolle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta liiton toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita liitto toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä.

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään liiton jäsenien henkilötietoja ("Rekisteröity"), aikaisempien jäsenien tietoja, yhteyshenkilöitä sekä hallituksen jäseniä. Sen lisäksi käsitellään koulutuksiin ja seminaareihin osallistuneiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilöiden ja hallituksen jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta, kommunikointi jäsenten kanssa koskien liiton toimintaa, ilmoittautumisten vastaanotto ja käsittely, laskutustietojen käsittely sekä vuosistatistiikan laatiminen henkilötietojärjestelmässä ("Järjestelmä").

Henkilötietojen käsittely perustuu liiton lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä ja hallinnoida hallitusjäsenten tietoja.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Liiton jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn kotipaikka;
  • Rekisteröidyn mahdollinen sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn mahdollinen puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn jäsenmaksutiedot (tieto siitä onko jäsen maksanut liiton vuosittaisen jäsenmaksun);
  • Rekisteröidyn todistus siitä että on käynyt vaadittavat koulutukset ja täyttää liiton jäsenkriteerit;
  • Mahdolliset annetut luvat, esimerkiksi valokuviin;
  • Hallitusjäsenten henkilötietoja jotka tarvitaan esim matka- tai muiden korvausten maksamiseksi kuten sosiaaliturvatunnus

Säännönmukaiset tietolähteet

  • rekisteröidyltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella esim liiton kotisivuilla, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla;
  • rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä;
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu liiton järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Webbisivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että̈ syötetyt / kerätyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta liiton ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Liitolle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat liiton käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla päättyy henkilön oikeudet osallistua liiton toimintaan ja tapahtumiin);
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Liitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Liitto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@mentaltrainersfinland.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

  • Suomen Mentaalivalmentajien Liitto r.y
  • Nina Granmo
  • Västervikintie 258
  • 65280 VAASA

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.5.2020.